Notice d'information : réunions enregistrées et transcrites avec Braini

Qui est responsable

L'organisation de la personne qui utilise Braini est responsable de l'enregistrement, de la transcription et du rapport. C'est à elle de vous indiquer pourquoi la réunion est enregistrée et sur quelle base légale (son intérêt légitime ou votre consentement).

Croozy Studio édite le logiciel. Il ne reçoit aucun contenu de réunion.

Ce qui est traité

• Le son de la réunion : celui du micro de la personne qui utilise Braini et celui de la réunion, enregistrés sur son ordinateur.
• La transcription : ce qui est dit, avec l'heure et la langue, et ses traductions éventuelles.
• Les noms des personnes qui parlent et, le cas échéant, leurs fonctions, indiqués ou confirmés par la personne qui utilise Braini, ainsi que ses notes.
• Le rapport de la réunion.
• Selon les réglages de l'organisation, des captures d'écran de la fenêtre de la réunion et, le cas échéant, des écrans de la personne qui utilise Braini ; elles peuvent montrer des visages, des noms et des documents partagés.
• Les documents de la réunion ajoutés par la personne qui utilise Braini, s'il y en a.
• Selon les réglages de l'organisation, la comparaison des voix : de courts extraits de voix de personnes déjà nommées sont envoyés au service de transcription pour les reconnaître ; aucune empreinte vocale n'est conservée.
• Des données techniques sans contenu : heures de début et de fin, durée.

Pourquoi

Produire la transcription de la réunion, sa traduction éventuelle et son rapport, et indiquer qui a parlé. La transcription et le rapport sont produits par une intelligence artificielle et peuvent contenir des erreurs ; la personne qui utilise Braini les relit et les corrige. Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise automatiquement.

Où vont les données

• Sur l'ordinateur de la personne qui utilise Braini : le son, la transcription, les noms et le rapport.
• Gladia (société française) transcrit et traduit le son.
• Scaleway (société française, hébergement à Paris) prépare le rapport à partir de la transcription. Scaleway n'utilise pas ces données pour entraîner des modèles.
• Croozy Studio ne reçoit aucun contenu de réunion : seulement des compteurs d'usage, sans nom.

Combien de temps

• Chez Gladia : Braini demande la suppression du son et du texte dès la fin de chaque traitement, et vérifie qu'ils ne sont plus lisibles. Gladia garde un an des données techniques sans contenu (identifiant de la demande, heure, statut).
• Chez Scaleway : aucune conservation du contenu, sauf deux semaines au plus en cas d'abus ou d'erreur.
• Sur l'ordinateur : selon les règles de l'organisation, que vous pouvez lui demander.
• Journal technique de l'application, sur l'ordinateur, sans aucun texte de réunion : 6 mois.

Refuser pendant la réunion

Dites-le à voix haute ou écrivez-le dans le chat, au début ou à tout moment. La personne qui utilise Braini peut mettre en pause ou arrêter l'enregistrement immédiatement, puis supprimer ce qui a été enregistré. Braini ne sait pas encore retirer seulement vos interventions.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement, et vous opposer au traitement ; si la réunion repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Adressez-vous à la personne qui utilise Braini ou à son organisation, en indiquant la date et l'objet de la réunion.

Croozy Studio n'a pas accès aux réunions ni aux rapports et ne peut donc pas répondre à la place de l'organisation.

Si vous utilisez Braini

Braini garde sur votre ordinateur, sans aucun texte de réunion, le moment où il vous rappelle de prévenir les participants, le moment où il entend « Braini », et si vous confirmez ou fermez le rappel. Le but est d'observer les usages pour améliorer le produit. Croozy Studio ne reçoit que des taux agrégés par organisation, jamais une liste par personne.

Réclamation

Vous pouvez saisir la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr) ou l'autorité de protection des données de votre pays.

Mise à jour

Cette notice suit l'évolution de Braini. La date de la version en vigueur figure en tête de page.